Piloter un département ou un programme dans l’enseignement supérieur

Piloter un département ou un programme dans l’enseignement supérieur

Contexte

Les chefs de département et responsables de programmes assurent une fonction essentielle entre la direction, les enseignants et les étudiants. Ils doivent garantir la cohérence des enseignements, coordonner les intervenants, suivre les résultats et résoudre les difficultés du quotidien.

Souvent issus de l’enseignement, ils prennent ces responsabilités sans disposer d’un cadre de mission suffisamment explicite ni d’outils de management adaptés. Leur rôle implique également de mobiliser des collègues sur lesquels ils n’exercent pas toujours d’autorité hiérarchique.

Cette formation permet de structurer la fonction, d’organiser le pilotage d’un département ou d’un programme et de développer les pratiques de coordination nécessaires à son bon fonctionnement.

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• Clarifier leur périmètre de responsabilité et leurs interfaces avec les autres fonctions.
• Traduire les objectifs du programme en priorités opérationnelles.
• Organiser le calendrier et la coordination des enseignements.
• Mobiliser les enseignants permanents et vacataires.
• Conduire un entretien de régulation et gérer les désaccords courants.
• Suivre les résultats et identifier les actions d’amélioration.
• Construire un plan de pilotage pour les trois prochains mois.

Public cible

• Chefs de département.
• Responsables de filières et de programmes.
• Coordinateurs pédagogiques dans l’enseignement supérieur.
• Enseignants appelés à prendre des responsabilités académiques.
• Adjoints aux Directions des Études.

Programme

Jour 1 — Structurer sa fonction et organiser le programme

1. Clarifier son mandat

• Définir les responsabilités, les délégations et les limites de décision.
• Organiser les relations avec la Direction des Études et les services support.
• Identifier les situations nécessitant un arbitrage supérieur.
• Prendre sa place de responsable auprès de ses collègues.

2. Assurer la cohérence du programme

• Relier compétences visées, enseignements et évaluations.
• Repérer les lacunes, redondances et difficultés de progression.
• Organiser la concertation autour des syllabus.
• Préparer les ajustements à soumettre aux instances compétentes.

3. Construire le calendrier de pilotage

• Préparer la rentrée et la mobilisation des intervenants.
• Planifier les points de coordination et les échéances.
• Anticiper les absences et les difficultés de couverture des cours.
• Formaliser les informations utiles au fonctionnement du programme.

Atelier : construire sa fiche de mission et son calendrier annuel de pilotage.

Jour 2 — Coordonner les enseignants et traiter les situations difficiles

4. Mobiliser une équipe académique

• Expliciter les attentes et les engagements.
• Accueillir et intégrer un nouvel intervenant.
• Animer une réunion pédagogique utile.
• Obtenir la coopération sans autorité hiérarchique directe.

5. Conduire les échanges de régulation

• Donner un feedback factuel et constructif.
• Traiter les retards, engagements non tenus et difficultés de coordination.
• Gérer les désaccords sur les pratiques pédagogiques.
• Formaliser les décisions et suivre leur mise en œuvre.

6. Coordonner la réponse aux difficultés étudiantes

• Recueillir les signalements et vérifier les faits.
• Articuler les interventions des enseignants, de la scolarité et de la direction.
• Traiter une réclamation portant sur un enseignement.
• Définir les modalités d’escalade et de suivi.

Atelier : mises en situation d’entretien avec un enseignant et de réunion de coordination.

Jour 3 — Suivre la qualité et conduire l’amélioration

7. Construire le tableau de bord du programme

• Suivre la réalisation des enseignements et des évaluations.
• Observer assiduité, résultats et progression des étudiants.
• Exploiter les retours étudiants avec discernement.
• Identifier les alertes et préparer les analyses nécessaires.

8. Organiser la revue du programme

• Préparer un bilan de semestre ou d’année.
• Croiser les retours des enseignants, étudiants et partenaires.
• Hiérarchiser les améliorations.
• Présenter des propositions argumentées à la direction.

9. Élaborer son plan d’action

• Définir les priorités des trois prochains mois.
• Préciser les actions, appuis nécessaires et échéances.
• Choisir les indicateurs de suivi.
• Préparer la communication auprès de l’équipe.

Atelier : présenter et défendre son plan de pilotage à 90 jours.

Méthodes pédagogiques

• Apports méthodologiques ancrés dans les situations de responsabilité académique.
• Études de cas et échanges de pratiques.
• Jeux de rôle et simulations d’entretiens.
• Construction progressive des outils de pilotage.
• Élaboration d’un plan d’action individuel.

Supports et outils remis

• Une trame de fiche de mission.
• Une matrice de répartition des responsabilités.
• Un calendrier annuel de pilotage.
• Une trame d’accueil des intervenants.
• Des guides de réunion et d’entretien de régulation.
• Un tableau de bord de programme.
• Une trame de bilan et de plan d’action à 90 jours.

Prérequis

Connaître le fonctionnement pédagogique d’un établissement d’enseignement supérieur. Aucune expérience préalable de management n’est obligatoire.

Format & modalités

• Durée : 3 jours — 21 heures.
• Format : présentiel, groupe de 6 à 12 participants.
• Lieu : Mazagan Business Center – Rabat, ou intra-établissement.
• Langue : français.
• Matériel : ordinateur portable recommandé.
• Évaluation : mises en situation et présentation d’un plan de pilotage à 90 jours.
• Document délivré : attestation de formation.

Tarifs proposés

• Inter-établissements : 4 900 DH HT par participant, pour les trois jours.
• Intra-établissement : 32 000 DH HT pour un groupe jusqu’à 12 participants, pour les trois jours, dans les locaux de l’établissement.

Les tarifs comprennent l’animation et les supports pédagogiques. Le forfait intra comprend un entretien de cadrage et une adaptation des cas à l’organisation de l’établissement. Un accompagnement individuel après la formation fait l’objet d’un devis complémentaire. Les éventuels frais de déplacement et d’hébergement sont précisés au devis.

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