Productivité numérique pour Directions des Études & équipes pédagogiques

Productivité numérique pour Directions des Études & équipes pédagogiques

Contexte

Les Directions des Études et les équipes pédagogiques gèrent de nombreuses informations : disponibilités des intervenants, syllabus, calendriers, comptes rendus, demandes et échéances. Lorsque ces éléments sont dispersés entre fichiers, e-mails et messageries, leur suivi devient chronophage et les erreurs plus difficiles à repérer.

Une organisation numérique partagée permet de mieux répartir les responsabilités, de limiter les doubles saisies et de retrouver une information fiable au moment où elle est nécessaire.

Cette formation apporte des méthodes et des outils pour simplifier les tâches récurrentes, structurer les documents et mettre en place des circuits de suivi adaptés aux activités pédagogiques.

Objectifs de la formation

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• Identifier les tâches répétitives et les sources de perte de temps.
• Organiser un espace documentaire partagé avec des règles communes.
• Structurer un tableau de suivi fiable et exploitable.
• Collecter des informations à l’aide d’un formulaire.
• Coordonner les tâches, les échéances et les validations.
• Construire et tester une automatisation simple.
• Définir les accès et les contrôles nécessaires.
• Préparer un plan d’amélioration d’un processus de leur service.

Public cible

• Directions des Études et leurs adjoints.
• Coordinateurs pédagogiques.
• Responsables de programmes et de départements.
• Assistants de direction académique.
• Équipes de scolarité travaillant avec les services pédagogiques.
• Enseignants assurant des missions de coordination.

Programme

Jour 1 — Structurer les informations et les outils de travail

1. Repérer les tâches à simplifier

• Cartographier un processus courant et ses intervenants.
• Identifier les doubles saisies, recherches de documents et relances répétées.
• Distinguer les difficultés d’organisation des limites des outils.
• Choisir une amélioration selon sa fréquence, son utilité et sa faisabilité.
• Définir un résultat observable : délai réduit, information complète ou erreur évitée.

2. Organiser les documents partagés

• Construire une arborescence adaptée aux activités du service.
• Définir des règles de nommage et de classement.
• Identifier la version de référence d’un document.
• Organiser les contributions et les validations.
• Attribuer les droits d’accès selon les responsabilités.
• Prévoir l’archivage et la continuité lors d’un changement de collaborateur.

3. Construire un tableau de suivi fiable

• Définir les informations utiles et les champs obligatoires.
• Structurer les données pour faciliter filtres, tris et synthèses.
• Utiliser des listes de choix et des contrôles de saisie.
• Repérer les doublons, les valeurs manquantes et les échéances dépassées.
• Préparer une vue synthétique du travail en cours.
• Éviter les copies concurrentes d’un même fichier.

Atelier : construire un espace documentaire et un tableau de suivi des syllabus ou des demandes pédagogiques.

Jour 2 — Collecter, coordonner et automatiser

4. Simplifier la collecte d’informations

• Préparer un formulaire avec des questions précises.
• Collecter des disponibilités, des confirmations ou des demandes.
• Centraliser les réponses et vérifier leur complétude.
• Identifier les réponses à corriger ou à faire valider.
• Limiter les informations collectées à celles nécessaires au processus.

5. Organiser les tâches et les validations

• Attribuer un responsable et une échéance à chaque action.
• Définir des statuts compréhensibles par l’équipe.
• Partager un calendrier des échéances pédagogiques.
• Transformer un compte rendu en actions suivies.
• Organiser les notifications sans multiplier les sollicitations.
• Préciser le circuit à suivre en cas de retard ou de blocage.

6. Construire et tester une automatisation simple

• Décrire le déclencheur, les conditions et l’action attendue.
• Configurer un exemple guidé : notification à réception d’une demande ou rappel d’échéance.
• Prévoir les validations humaines avant les actions sensibles.
• Tester les cas normaux, incomplets et exceptionnels sur des données fictives.
• Vérifier le résultat et repérer les erreurs de fonctionnement.
• Documenter le dispositif et désigner un responsable de maintenance.
• Mesurer le gain obtenu avant d’étendre l’utilisation.

Atelier final : réaliser un circuit simple associant collecte, tableau de suivi et notification, puis présenter ses contrôles et ses conditions d’utilisation.

Méthodes pédagogiques

• Démonstrations courtes suivies d’exercices guidés.
• Travaux sur des situations de Direction des Études.
• Construction progressive d’un circuit de suivi.
• Tests sur des données fictives.
• Échanges sur les difficultés d’organisation rencontrées.
• En intra-établissement, adaptation à l’environnement numérique et aux accès disponibles.

Supports et outils remis

• Une grille de diagnostic des tâches répétitives.
• Un modèle d’organisation documentaire.
• Une fiche de règles de nommage, de partage et de validation.
• Des tableaux de suivi adaptables.
• Une trame de formulaire de collecte.
• Un modèle de suivi des actions et des échéances.
• Une fiche de conception et de test d’automatisation.
• Un guide de prise en main du circuit réalisé.
• Une trame de plan d’amélioration à 30 jours.

Prérequis

Utiliser régulièrement la messagerie, un traitement de texte et les fonctions simples d’un tableur. Aucune compétence en programmation n’est requise.

Un environnement de travail commun est précisé avant la session, selon les outils et licences disponibles. Les exercices portent sur cet environnement afin de permettre une pratique progressive.

Format & modalités

• Durée : 2 jours — 14 heures.
• Format : présentiel, groupe de 6 à 12 participants.
• Lieu : Mazagan Business Center – Rabat, ou intra-établissement.
• Langue : français.
• Matériel : ordinateur portable avec connexion internet et accès aux outils retenus pour la session.
• Évaluation : réalisation et test d’un circuit de suivi, avec présentation des responsabilités et des contrôles.
• Document délivré : attestation de formation.

Tarifs proposés

• Inter-établissements : 2 840 DH HT par participant, pour les deux jours.
• Intra-établissement : 18 000 DH HT pour un groupe jusqu’à 12 participants, pour les deux jours, dans les locaux de l’établissement.

Les tarifs comprennent l’animation et les supports pédagogiques. Le forfait intra comprend un entretien de cadrage et la sélection d’un processus comme support d’exercice. Les éventuelles licences logicielles ne sont pas incluses. Une migration de données, une connexion au logiciel de scolarité ou un déploiement dans l’environnement de production font l’objet d’un devis complémentaire. Les éventuels frais de déplacement et d’hébergement sont précisés au devis.

Télécharger la brochure détaillée (PDF)